Los eventos en España
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En España nos gusta salir, quedar, hablar… Y en el geocaching hay un tipo de tesoros o de cachés que también se trata de esto, de hablar y conocerse.
Son los eventos: quedadas geocacheras que al menos tienen que durar media hora en las coordenadas indicadas, y deben incluir hora de inicio y de finalización. Con este párrafo ya podríamos acabar el artículo y podríais animaros a organizar un evento.
Pero es que hay más, el objetivo de estos encuentros es el de conocer a otros geocacher y crecer en esta mutua afición que es el geocaching, por eso se le puede dar un contenido educativo y ambicioso como un “geoCampus”, un “Maker Madness”, o simplemente una excusa para juntarse: cervecitas o vinitos mensuales, comer unas pipas, una guerra de agua, celebrar un hito o efeméride de un geocacher (sus 1000 founds o su cumpleaños)… O citando al equipo Dudu_jenny en la entrevista que les hicimos: "El relacionarte con otros compañeros, conocer gente nueva, contar y escuchar las aventurillas del buen geocacher, al mismo tiempo que el equipo Owner te da a conocer su entorno, te acompaña como un guía turístico de lujo, y todo ello a la vez que vas encontrando tesorillos ¿qué más se puede pedir?".
Pues como ya sabéis, por el "Geocaching Road Trip ´15" desde Geocaching HQ se quiere alargar la celebración de los 15 años del geocaching regalándonos otro souvenir, por eso este artículo, que quiere ayudaros a tener en cuenta una serie de cosas (además de tener en cuenta y conocer las "guidelines", que siempre están cambiado con la continua evolución del juego) para organizar y ejecutar un evento redondo. Allá va:
¿Recinto cerrado o aire libre?
Depende lo que queramos hacer y la estación en que estemos será una cosa u otra; o ambas, ya que al ser una reunión de gente tenemos que tener en cuenta unos servicios mínimos, como un lugar para aparcar; si hay bar o aseos cerca o si el sitio del evento es un bar; si es un fin de semana y esperamos y/o invitamos a geocacher de fuera si hay lugar para pernoctar (área de autocaravanas y/o furgonetas, camping, hotel u hostal). Todo esto hay que ponerlo en la ficha del evento o bien en la descripción o en los atributos (esos gran olvidados).
Uno de los atributos que también hay que poner de cara a muchos compañeros geocacheros es de "animal de compañía". Muchos geocacher se quedan con las ganas de asistir a más eventos o estar más tiempo debido a que tienen mascota. Para solucionar esto está claro que hay que elegir sitios al aire libre, pero también hay espacios públicos en los que permiten la entrada a los animales de compañía. Sólo hay que preguntar para poder poner esa información.
¿Adultos y niños... o adultos o niños?
El acordarse de los más pequeños depende de la sensibilidad y las circunstancias de cada geocacher y también de cada zona. No olvidemos que el geocaching es un juego familiar y también hay que tener en cuenta a los más pequeños de cada casa.
Ahora en verano es más fácil, pues se puede organizar un evento en la terraza de un bar que además coincide con una plaza que hay un parque para que jueguen. También se puede hacer en un centro comercial donde haya un recinto pensado para ellos.
O también se puede hacer un evento pensado sólo para ellos, tipo gymkana o geo-olimpiadas. Y aunque esté pensado para los peques, los mayores seguro que también disfrutarán... o más que los peques.
¡Casi se me olvida! También hay un atributo especifico para los más peques.
¿Competitivo o cooperativo?
Esta pregunta va relacionada con la anterior, al tema de los "juegos de niños" que muchas veces no acaba como juego.
Está bien que haya cierta competitividad, afán de superación y demás cuestiones, pero también es verdad que cuando nos juntamos gente, cada uno hijo de una madre, y si además hay niños, esta dimensión, además de atenuarla, la tenemos que olvidar, a no ser que sepamos muy bien conjugar ambas dimensiones, como por ejemplo, haciendo equipos igualados.
Y como no todos pueden competir, aprovecho a decir aquí unas palabras sobre un atributo que es igual a una estrella de terreno. Me explico, tenemos que intentar que los eventos sean para todos, y eso se traduce en que los espacios donde organizamos los eventos estén adaptados a los discapacitados. De todas formas si es un espacio cerrado y de libre concurrencia pública, por ley debería de estar adaptado.
¿Gratis o pagando?
Depende lo que se quiera hacer, esta pregunta se contesta sola. Si se propone una cena o unas cervezas en un recinto hostelero, cada asistente tendrá que pagar lo que consume, si es que consume algo. Si se propone un picnic, cada geocacher traerá lo que estime oportuno, si no quiere desfallecer de hambre.
En algunos eventos se organizan sorteos y concursos que tiene algún premio, y aquí hay que decir que hay que ser muy agradecido pues en esta vida no hay nada gratis. Aunque algo sea regalado, alguien lo ha tenido que pagar.
Y hablando de agradecimientos, sobre todo hay que decir siempre gracias al organizador, tanto en el desarrollo del evento como en la página del evento cuando se loguea como asistido. No sabemos cuanto tiempo ha empleado o dinero ha palmado (aunque sólo sea en combustible) para que los asistentes pueden disfrutar del evento planteado.
¿Con motivo o sin motivo?
Ya hemos dicho algo en la introducción, el objetivo de estos encuentros es el de conocer a otros geocacher y crecer en esta mutua afición que es el geocaching. Todos de acuerdo. Pero sólo es eso, pues buscar cachés no debería de ser el motivo del evento, aunque ya se sabe que alguno siempre cae, sobre todo si es en una ciudad que no es la nuestra.
Un motivo para organizar un evento es el de dar un contenido educativo y ambicioso como un “geoCampus”, un “Maker Madness” (locura creadora o hacedores de cachés), una “introducción al geocaching”, o lo que es lo mismo, eventos para difundir y aprender un poco más sobre el geocaching (cachés mimetizados; aprender a resolver y plantear un mystery; aplicaciones, utilidades y programas de geocaching)
O simplemente una excusa para juntarse: un "Meet & greet", un geo-cervecitas o geo-vinitos mensuales, comer unas pipas, una guerra de agua, celebrar un hito de un geocacher, voy de visita a una ciudad y organizo un evento, soy nuevo en esta afición y quiero conocer a los geocacher de la zona, soy un promotor nato de eventos y preparo una fiesta temática para geocachers… El límite está en la imaginación de cada anfitrión y promotor del evento.
¿En un sitio conocido o desconocido?
Está claro que si lo hacemos en nuestro territorio, sabemos muy bien donde hacer el evento y cada actividad. Otra cosa es cuando vamos a un sitio y hacemos un evento para conocer a los geocachers locales. Aún así, nunca está de más ponerse en contacto con alguien del lugar y preguntar que día y/o hora les viene mejor, además de recomendar un lugar para organizar el evento.
¿Con souvenir o sin souvenir?
Cualquier excusa es buena para reunirse. Es como las familias bien avenidas, que se quieren y se necesitan y ya saben que juntarse todos los domingos se da por supuesto, y si algún domingo es especial, pues con más motivo, alegría y fiesta.
Es decir, que con souvenir y sin souvenir. Y es que un evento con souvenir, tiene otra gracia.
Aunque también es verdad que a no todos les gusta coleccionar souvenir, por eso no hay que hacer eventos por hacer eventos, y si se cuida lo que se quiere hacer, seguro que resulta más atractivo.
¿Con acreditación (o credencial) o sin ella?
Yo creo que el mejor souvenir es la acreditación de un evento. Es algo real, palpable, que se puede guardar, y si además tiene el icono del souvenir que diseña Groundspeak, mejor que mejor. Y quien dice acreditación, dice chapa.
Puede ser algo sencillo, como por ejemplo una pegatina para pegar en un sitio visible. Algo más normalito, como una cartulina agujereada en la que pasa el cordel para colgar. Si es de un evento de fin de semana, a la vuelta se puede poner las actividades del fin de semana, o si se da una "bolsa del participante", meterla en esa bolsa (junto con algún folleto turístico y mapa del lugar, algún cupón de descuento de algún patrocinador, y algún souvenir, como por ejemplo la chapa que antes mencionaba, llaveros... los ayuntamientos y diputaciones son buenos lugares para conseguir estos materiales).
Hablando de eventos de fin de semana con un posible flujo importante de gente, esto de hacer acreditación puede ayudar a corroborar la gente que asistió al evento y los que se apuntaron pero no pudieron venir; para generar y actualizar una base de datos con los asistentes; y para que los participantes puedan entrar sin problemas donde se desarrollen las actividades.
La acreditación también puede ser algo más elaborado y original, y que tenga que ver con la temática del evento, como el último evento de GS "flower power" que la acreditación era un collar con flores de goma eva.
Y si es un evento cuyo objetivo es conocerse o un "Meet & greet", la acreditación es casi obligatoria para no estar continuamente preguntando el nombre y el nick.
Una buena forma, o una buena escusa para entregar las acreditaciones es la firma del logbook del evento. Es verdad que en los eventos no es algo obligatorio, pero tiene su gracia además de convertirse en el mejor souvenir para el organizador del evento. Este logbook puede ser una libreta (lo bueno que tiene es que se puede utilizar para otros eventos y que es fácil de pasar entre los asistentes) o un "cartel" con la imagen que identifica el evento (lo malo es que es muy difícil de pasar pero es más fácil de colocar en un lugar visible para que firmen todos).
¿Improvisación o planificación?
Planificación, porque entre otras cosas las actuales normas de geocaching sobre los eventos obligan a fijar una hora para empezar y acabar el evento. Y si se va a hacer una ruta antes o después del evento, con más razón. Para no enrollarme, os recomiendo leer esta entrada del blog de manupor3 titulada: "Los grandes riesgos de convocar un evento".
Improvisación como herramienta, mentalidad o actitud de los buenos anfitriones, que saben ver qué demanda la gente, y ofrecerles planes alternativos.
Pero cada maestro tiene su librillo, y cada evento es diferente.
¿Evento, MEGA o CITO?
Para asistir, yo creo que mientras pille cerca, nos da igual. Otra cosa es organizarlo, pero como todo en esta vida, depende de las ganas de implicarse, de trabajar, de comprometerse y de hacer las cosas bien.
Sobre los CITOs, podéis leer el artículo: "CITO, algo más que un evento."
Sobre los eventos, todos nos podemos lanzar a esta responsabilidad que seguro que nos da mucha gratificación.
Sobre los MEGAs, en España son "palabras mayores" (y los GIGAS ni os cuento) ya que es una reunión de al menos cuatro horas de 500 equipos, pero la unión hace la fuerza y aunque un equipo sea el que lo publique, seguro que sólo sale adelante con la colaboración y difusión de muchos compañeros de la zona.
¿Se nos olvida algo?
Seguro. Y es que por mucho que cuidemos el detalle en la preparación y ejecución del evento, siempre se escapa algo o bien por despiste o bien porque no estaba previsto. Por eso también es interesante (si ha sido un evento muy elaborado y se tiene pensado repetir) facilitar a los asistentes una hoja de revisión a rellenar y entregar de forma anónima, para ello estaría bien poner un buzón de sugerencias al lado del logbook.
Y los asistentes al evento no sólo son geocachers, también lo visitan esos elementos llamados "trackeables". Por eso estaría bien tener un contenedor (también al lado o seguido del logbook) donde dejar y coger estos elementos y una lista donde se apunten los códigos, quien los deja y quien los coge (a veces es el mismo geocacher porque son suyos y no los quiere soltar). Esta lista se facilitaría sólo y exclusivamente a los asistentes del evento.
Pues estas son las preguntas que se me han ocurrido plantear y las respuestas que buenamente he sabido dar. Perdonad la extensión.
No soy el mejor ni el que más eventos he organizado, pero algo de experiencia tengo. Por eso desde GS queremos animaros a que cada lector compartáis, en los comentarios que podéis hacer al final del artículo, vuestras propias experiencias y anécdotas -errores y aciertos- sobre los eventos que habéis organizado y participado.
No queremos hacer un recetario para hacer un evento ideal, pero sí facilitar unas pautas para que los novatos se animen a organizar un evento y los que ya llevan unos cuantos eventos organizados, lo hagan mejor si cabe.
Y un último apunte: GRACIAS. Gracias a todos los que se embarcan en esta aventura de organizar cualquier actividad que tenga que ver con el geocaching, y más si es algo que ocupa un fin de semana o que acoge a mucha gente. Vosotros hacéis posible que nos sintamos como una gran familia.